こんにちは。GATENJUKU代表のこばやしです。今日もいつもどおり6時半に出勤してきましたが、駅にいる人が多くて、驚きました。帰省やお出かけをされる方々ですかね。
行政書士は、書類の整理にこそ時間をかけなさい！
年末だからということではないのですが、2,3か月かけていたお仕事がようやくひと段落したので、書類の片付けをしていました。お客様にお返しする書類を見やすいようにファイリングすることは当然ですが、僕は、開業から一貫して、お仕事が終わった後の事務所内での書類整理にかなり時間をかけています。
話は少し変わりますが、以前、行政書士の学校さんで開催した行政書士フォーラムに、パネラーとして出させていただいたことがあります。そのときに、まだ行政書士登録を悩んでいる方から「行政書士に向いているのはどんな人ですか？」という質問がありました。その問いに僕は「整理整頓ができる人」と答えました。これは師匠の教えというか、師匠の姿を見てきたからかもしれません。
書類整理ってものすごく重要です。紙ベースで保管しておければいいのですが、スペースは限られています。スキャンしてデータ化するのもいいのですが、すぐに出るようにしておきたいもの、紙の方が見やすいものなど、やはり紙でとっておきたいものって結構ありますよね。それらをきちんと自分の目で見て取捨選択する。「とりあえずすべてスキャンしてしまえばいいんじゃん」というご意見もあると思いますが、無駄に思えるこの書類整理のプロセスにはとても大きな意味があります。
これは個人的な見解ですが、“書類整理は書類の整理にあらず”です。書類整理は、“自分の頭の中の引き出しを整理する時間”だと思っています。書類を見ながらその書類そのものが要る要らないということだけでなく、“この情報は重要だから頭に入れておく”とか、“この情報はもう使わなさそうだから忘れていい”とか、書類の取捨選択と同時に自分の頭の中で“情報”を整理するわけです。
なので、整理整頓ができる人、書類整理がきちんとできる人は、頭の中でも情報が整理されていて、話の内容に応じて、頭の中の引き出しを効率的に開け閉めできるんだろうと思います。なので、行政書士さんは時間をかけて書類整理をすることをオススメします！
ちなみに、僕の場合、書類整理をしっかりとやってきたおかげか、数百あるお客様の基本情報、経管、専技、今後の課題は大体頭に入っているのですが、スタッフには「キモい」と言われます…。
