お客様を迷子にさせない工夫

おはようございます。GATENJUKU代表のこばやしです。業務を進めながら、入札参加登録の書類整理を進めています。書類を整理して請求書を書かないとお金が入ってこないのですw

「そこにある」という安心感

以前、こちらの記事でも書きましたが、こばやしは書類を整理するのにとても時間をかけます。それと同時に、お客様にお渡しする控え書類の整理にも気を使っています。

特に入札参加登録は、許可申請と違って書類のボリュームも少なく、どれがどこの役所のものかがわかりづらいです。年度の途中に「●●の書類って小林さんところで控えてる?」とご連絡いただくこともしばしば。言わば、お客様は書類の中で迷子になってしまうのです。なので、こんな感じで、すぐわかるようにきちんとファイリングしてお返しするようにしています。

ファイルを開くと、独自に作成した「入札参加資格申請登録状況表」が最初のページに入っていて、どの役所に入札参加登録をしていて、いつまでの有効期限で、次はいつ頃手続きをする必要があるのか、が一目でわかるようになっています。こんな感じです。

入札参加登録をすると各行政庁から送られてくる審査結果通知書(格付け)についても、どこに入れればよいかをわかるようにしており、これが結構ご好評いただいています。

お客様は基本的に現場で忙しいです。なので、どこになんの書類があるかをすぐわかるようにして、「このファイルの中に入っている」という“安心感”を提供するのも、我々の1つの役目だと考えています。

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